賣方收到買方的索賠信函後¸面對的問題是如何寫一封平息買方怨氣, 同時又能解決問題的信函. 這是商業書信中最難寫的一種. 信的本身必須寫得清晰有力並具有說服力.下筆寫信之人本身必須要有公正的意識及委婉的表達能力, 以期藉由這個機會為公司取得客戶的信任.

賣方在應付買方索賠所表現的態度大致可分為三類:

1)息事寧人, 照買方要求賠償, 以爭取買方的好感

2)不理不睬, 反正以低價爭取買主, 這個走了, 其他人還會來,

3)中庸之道, 大多公司屬於此類, 就事論事, 該賠就賠, 不該賠也不願多付, 不過總是傾向於寬待對方.

解決索賠的途徑不外乎數量不足就補足數量, 品質不符就予折價, 換貨或退貨等等. 如果雙方發生爭執,則可和解, 仲裁, 甚而以法律來裁決的方式把問題解決.

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