犯錯為人之常情, 賣方可能因本身疏失造成一些索賠的原因, 例如:

1)品質低劣或不符, 2)包裝不良或毀損, 3)短缺, 4)運輸問題, 5)違反合約 等等.

買方對於此類情況, 若想提出索賠要求時, 必須掌握下列幾點:

1)確切說明問題所在, 並提供產品一資料好讓賣方追查,

2)說明產品發生問題, 因此使本身遭受損失及不便,

3)提出公正合理解決之道.

寫這種信函需要條理分明, 口氣溫和, 不能以憤怒及謾罵攻擊對方, 因為信函要旨在於解決問題, 而非傷害對方. 除了賣方本身會造成索賠的原因外, 另外還有運輸方面造成的索賠和保險索賠, 可以寫信要求運輸公司以及保險公司賠償.

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