買賣雙方經過談判達成協議後,買方即可向賣方下正式訂單. 此訂單應簡單明瞭, 內容包括所訂購的貨物名稱, 型號, 數量, 顏色樣式及價格等項目, 加上運送及付款方式. 若有其他特別條件, 如保險, 亦需要寫清楚. 否則賣方會無法出貨.

買賣雙方若已有長期的業務往來, 則無需訂單式的信函, 只要用現成的表格填妥寄給賣方即可.

訂單信函的範圍不外乎賣方催買方下訂單或感謝買方所下的訂單, 或不接受買方的訂單等. 在買方方面, 則是通知賣方訂單已寄出或取消訂單之類的信函.

一般而言, 賣方若缺貨, 可函告買方, 詢問可否用相近的貨物代替. 又或賣方若有無法克服的原因而不能供應貨品, 必須迅速去函拒絕訂單, 並說明理由,信函措詞應很禮貌並表示歉意. 能維持長久的關係才是致勝的關鍵.

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