賣方向買方報價或發價, 並提出交易條件後, 買方亦可向賣方還價. 雙方如接受條件並確認後, 則買賣成交.

談判的重點都在價格條件或付款方式上. 其次就是交貨日期及運輸方式,另外還有特殊條件, 例如保證金或違約金等等, 都在談判範圍之內. 美國這個以法律為重的國家, 相關的仲裁及索賠條例, 甚至專利及商標等問題, 均可包含於談判信函中.

A)一般條件: 貨物明細, 品質, 數量/體積, 單價/總價,價格條件, 交貨日期, 付款方式, 包裝方法, 及保險, 檢驗, 等等

B)特殊條件: 違約罰金, 保證金, 仲裁, 索賠, 合約取消, 專利, 商標, 及運費等等

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