寫電子郵件時,清楚知道誰是收件者並有幾位收件者非常重要. 一來可幫助自己寫信語調的定位. 例如寫信給老闆或教授時所用的正式簡潔語氣和給同事或同學較隨性口語化的筆調是不盡相同的.當這些人都在收信者名單中時,下筆時的語氣控制就比較難處理, 之中微妙之處只有寫信人才能真正掌握. 再者, 若是收件者很多,則可設立收件者”群”(Mailing Groups),如此可省卻讀者須先瀏覽所有收件者才能閱覽內容的時間. 有些較著重隱私權的人不喜歡他們電子郵件地旨被陌生人看到, 這樣也可使他們安心. 如果常寫信至這群人,設立收件者群更有助自己節省時間.

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