隨著時代的改變, 過去文字訊息靠郵寄或電報,現在利用傳真以及電子郵件, 消息的傳遞已快速到即時便可接獲. 為了快速, 準確, 保密上的需求, 在遞送傳真之前打個電話給對方,不只可使對方立即掌握傳真訊息, 也可避免撥錯傳真號碼. 目前為止,由於電子簽名還不夠普遍, 電子郵件還無法完全代替傳真. 大部分的文件,若需要簽名,傳真還是比較方便的溝通管道.

一般而言, 除了內容, 傳真應附有相關公司信息, 如公司標誌(logo), 名稱, 地址, 電話及傳真號碼, email 地址, 及公司網址. 為表示專業並保密起見,  最好能加上封面頁, 簡短說明傳真目的及聯絡訊息, 使收件人一目了然. 或者萬一不是收件人取得傳真,也知道要將此傳真交付何人.

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