在寫商業書信時, 可用以下清單來做參考, 一方面提醒自己有關書信撰寫之關鍵法則, 另一方面也可達到溝通效果.

簡短

刪除不必要的字彙及資訊

刪除陳舊的措辭及多餘的陳述

若是在先前的信件中已討論過, 則可刪除第一段(通常第一段是將已發生的資料或事項寫出, 有提醒作用)

簡單

用大家熟悉的字彙, 簡短的句子及段落

溝通事項表達方式務求簡單

相關事項放於一處

書信用會話方式寫出

強而有力

於第一段回答讀者的問題

答覆讀者並加上解釋

加上具體的詞彙和範例

不離題

誠懇

在可能範圍內迅速答覆

盡量友善並通人情

將讀者放在第一

如果您有任何疑問或意見, 歡迎來電洽詢文博商業書信顧問楊小姐 at (626)534-1409 或參觀我們的網站 www.MyDocuServe.com.