高效率地訓練員工

作■喬伊‧德克斯

譯■毛雅琴

   工商業界的經理級主管應好好投資在栽培新進人員的訓練計劃上。

   有效的訓練計劃不僅能使新員工穩定下來，更提昇其忠誠度，以及客戶服務品質。當新職員一開始就受到歡迎，又得到良好的訓練，他們除了比較容易和大家打成一片外，也較容易貢獻一己所長。他們不僅會在親朋好友之間傳遞好的口碑。他們更能在客戶、商業夥伴、及供應商之間遊刃有餘。

   不當的訓練計劃會使公司行號得不償失。而且一開始就不順利的員工也不會久留。若公司的流動率很大，就代表著需要不斷的訓練、栽培、及補充新血。這時更需振奮員工的士氣。因為每一次有人離職，都會有其他員工問：「我是否也該考慮換工作了？」

   雖然很多經理主管都知道訓練新血輪很重要，但只有極少部份的人願意勞心費神的付出心血。

   現在就是一個評估訓練計劃的大好時機：你可以參考以下的建議來衡量你目前狀況如何：

   1.長程計劃：高效率的訓練是漸進的過程，因此不需要趕在一、兩天內就結束。讓新手在剛上工的頭幾天就感到有歸屬感是很重要的。但更重要的是讓他們能夠長期的為公司潛心效力。對一個工廠的工人來說，可能費時六週；對一個高層階級主管，則可能要費時半年。

   2.花時間、凡事有定時。新職員剛上班時，他們必須知道公司對員工的服裝要求是什麼？工作上有那些利器可使用？電話使用規則為何？其他同事在何處聚集？或一起用餐？薪資又是如何給付？過一陣子，他們會問更進一步的問題：「我會如何被評估？」「為什麼制度會這般設立？」「我該如何提供建議？」以及「當遇到困難時，誰能幫助我？」

   不要嚐試在短期內回答所有的問題。但可在新進人員剛工作的數週或數月，慢慢回答他們所有的擔心與害怕。這樣可使新員工漸進式的完全吸收所有資訊且加以消化。

   一些延伸制的在職訓練也會為新手帶來自信。因為他們剛開始都會承受極大的壓力及求表現。公司應不斷地提供學習機會，使他們感受到長期地被關心。

   3.動員所有員工。不單是新員工會影響你的訓練品質，在這重要階段，無論是同儕、老闆、下屬、資深經理、顧客、供應商、甚至新員工的家庭，都是息息相關的。每個單位都對新進職員存有不同的期望。讓每個單位在訓練計劃當中辦演主動積極的角色，並有機會提出他們的關切。如：同事間的相處、午餐會議、座談會、現場參觀、以及家庭時間等，這些都可以在不同團體或個體之間善加利用。

   人力資源部門也是重要的一環。如果訓練計劃辦的成功，將來新進人員會較有信心地和人力資源部談及他們的顧慮。相反的，失敗的訓練計劃會使新進人員對人力資源部失去信心，也不會願意與之有任何瓜葛。

   優良訓練計劃要達成的目標。你的訓練計劃應該能夠達到以下七點：

   A. 製造舒適和諧氣氛。

   新職員在新環境需要有歸屬感，並被接納。盡量製造機會使新員工可和同儕、老闆、下屬、其他部門的同事、顧客、供應商、及資深經理多一點接觸，以增加彼此的互動。使這些聚集呈現多元化的交流。例如：非正式的交談、茶點時間或下班後的聚餐、向廠商引薦新員工、參與團體或偶而出席經理級會議等等，都不啻為增進工作默契的良方。還有，把新職員送到其他部門參觀學習，一個下午、一天、或一星期的訓練，都會帶來極大的效果，使得公司上上下下都呈現一片和樂融融的新氣象。

   B. 介紹公司文化。

   新員工總是希望很快適應整個公司大環境。「公司到底是怎樣 『運作』？」「同事們如何呈現 『工作計劃』？」「『準時』 是否為大家所看重？」「會議會『準時』 開始嗎？」以及「是不是每個人都要『加班』？」

   要深入公司的文化，就是要藉著正式或非正式的相互了解來達到目的。不論是工作上的表現、私下的對話、個人的人際關係、午餐時的交談、下班後的聚集、或者只是在廁所匆匆聊上幾句，都會有所幫助。

   試著把你正面的影響力綻放在正式工作表現以外。將你成熟老練的員工引薦給新進員工，形成一種「師徒制」關係；也讓新員工和同質性高的同事建立「夥伴」關係。

   不要使「師徒制」僵化並成為一種負荷。你可以藉著和舊員工一起用餐來關心他們的需要。鼓勵他們每週和所帶的人固定聚集。在一年一度員工大會中強化「師徒制」，也用行動當眾表達對舊員工的感激之情。

   C. 呈現「遠景」。

   你必須好好幫助新進人員明瞭並有把握回答以下的問題：「公司歷年來歷經那些演變？」「現在公司處於何種狀態？」「公司的遠景為何？」「誰是我們的顧客？」「他們對我們的評鑑是什麼？」「誰是我們最大的競爭對手？」「我們的市場發展又如何？」「我們現在專注在什麼方向：我們是否不斷擴展？是否研發新科技？或者我們正在縮編當中？」

   你可以精心設計一個傑出的訓練計劃以呈現公司美好遠景。使用幻燈片、投影機、錄影機、甚至多媒體來達到效果。例如：播放歷史精華、展示現況、及放眼未來目標、方向。不亢不卑的敘述開創史、細說一些公司成就、充滿興奮的展望未來。但千萬不要隱藏公司的弱點：請坦誠地提到公司現在面臨的困難、挑戰、和壓力。讓整個大方向充滿了活力、衝勁、及合時宜的遠景。

   在大公司裏面，資深的經理是擔任傳遞異象的最佳人選。但因為他們常常出公差，你可能無法求助於他們。然而有一個好方法可解決這個困境：事先用錄影帶錄下他們的金玉良言，之後在新進員工的訓練中分享給所有人。不論用在研討會、問題解答、或「經理時間」都蠻有創意的。

   D. 闡述工作責任和獎賞。

   一開始就開誠佈公。確定新員工了解整個公司的營運狀況。以身做則使其明白，一個好的工作表現會得到怎樣的評估及回饋。也讓一些成功的前輩來現身說法有關工作上晉昇的機會及潛力。

   E. 適量處理行政事宜。

   公司總有忙不完的文件處理工作。舉凡「員工同意書」、「保險規條」、「福利制度」、「慈善機構捐贈」、「置物箱管理」、「工具和制服發放」等條例、真是既瑣碎又冗長。

   雖然完成這些例行文件很重要，但千萬不要在訓練期間花太長時間坐在那裡填表格。寧可在前幾個星期把時間分散來完成這些歷行公事。若在第一天就有填不完的表格，是不會激發新員工衝勁，更不會使你的公司有動力！

   F. 不時的簡視現況。

   不要在訓練時製造公司假像來誤導新進人員。如果你只呈現光明面，就不要驚訝二、三週後，新進員工在工作上飽受驚嚇！好好的花時間談談目前公司面對的壓力、瓶頸和挑戰。有一個大公司的訓練主題是：「你會比在公司工作多年的員工更了解公司的問題所在。」這樣的走向會使新員工了解實際狀況，並開始著手來解決棘手問題。

   G. 公司總動員。

   讓公司每個人在新進員工訓練中都有參與感。讓你的同事有份於「師徒制」架構；讓其他經理擔任研討會主持人；讓你的下屬負責新職員參觀其他部門的活動。讓新員工的家庭也有一天來參觀公司並合照團體相，然後選一張上上之選的照片，附在你所寫含有公司名號的親筆信中，這樣一定很快就能打動人心。

   最後，讓所有的新進人員也有機會配搭在歡迎下一批新手的策劃中。如此一來，不僅使你的訓練計劃既新鮮又成功，更使得每一次被訓練過的新職員能夠感受到自己也進級到公司正式員工，是一位有經驗，並能提供自己的專長的好員工。

   你在員工訓練計劃所花費的時間、金錢、和人力，決不會徒然成空。終久你會飽嚐辛勤耕耘所收成的美果。最重要的，就是保持你的訓練計劃籌備完善、細心實施、並且不斷的更新改進！

   ~作者戴喬伊，專精於餐桌禮儀，策劃特殊聚會及研習會發展。因此她對如何享有成功的商業餐會有獨到的見解。她曾在布希總統芭芭拉夫人於2003年在卡加利舉辦的晚宴中擔任顧問。